Unterstützt GoBD & DSGVO

Sichere E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen

Archivieren Sie geschäftliche E-Mails revisionssicher – mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, kryptographischer Integritätskette und KI-gestützter Suche. Unterstützt GoBD und DSGVO. Verarbeitung und Speicherung in Deutschland.

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Alles, was sicheres E-Mail-Archivieren braucht

mailrepo.de vereint modernste Sicherheit mit einfacher Bedienung – damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Langzeit-Archivierung

E-Mails werden manipulationsgeschützt archiviert und mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen verwaltet – damit Sie die Anforderungen aus GoBD, AO und HGB leichter einhalten können.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Ihre Mails werden clientseitig verschlüsselt, bevor sie den Server erreichen. Nur Sie besitzen den Schlüssel – nicht einmal wir können mitlesen.

Kryptographische Integritätskette

Ein kryptographisches Ledger sichert die Integrität jeder archivierten Mail. Manipulationen werden sofort erkannt.

KI-gestützte Suche

Finden Sie E-Mails nach Inhalt und Bedeutung – nicht nur nach Stichworten. Dank Vektor-Embeddings erkennt die Suche auch semantische Zusammenhänge.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sichern Sie den Zugang mit TOTP-basierter Zwei-Faktor-Authentifizierung. Unbefugter Zugriff wird effektiv verhindert.

Audit-Trail & Compliance

Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen. Perfekt für interne Audits und Prüfungen durch Finanzbehörden.

In drei Schritten zum sicheren Archiv

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten – ohne IT-Aufwand.

1

Konto anlegen

Registrieren Sie sich und konfigurieren Sie Ihren Mailserver für die automatische Archivierung per SMTP.

2

Mails werden archiviert

Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch komprimiert, verschlüsselt, archiviert und in der kryptographischen Integritätskette verankert.

3

Suchen & Nachweisen

Finden Sie jede Mail per KI-Suche und weisen Sie die Integrität mit kryptographischen Beweisen nach.

Technische Voraussetzungen

mailrepo.de funktioniert mit jedem Mailsystem, das BCC-Kopien versenden kann.

Damit E-Mails automatisch archiviert werden, muss Ihr Mailsystem jede ein- und ausgehende Mail per BCC an Ihre Archivierungsadresse weiterleiten. Das geht auf verschiedenen Wegen:

  • Eigener Mailserver (z. B. Postfix, Exim, Sendmail)
    Konfigurieren Sie always_bcc, sender_bcc_maps oder recipient_bcc_maps — wir liefern fertige Konfigurations-Snippets für alle gängigen MTAs.
  • Cloud-Mailprovider (Microsoft 365, Google Workspace u. a.)
    Nutzen Sie die integrierte BCC-/Journaling-Funktion Ihres Providers, um alle Mails automatisch an mailrepo.de weiterzuleiten.
  • Client-seitige Weiterleitung (Outlook, Thunderbird, Sieve-Filter)
    Falls serverseitige BCC nicht möglich ist, können Sie im Mail-Client eine automatische Weiterleitungsregel einrichten.

So schützen wir Ihre E-Mails

Jede E-Mail durchläuft eine mehrstufige Sicherheitskette — vollautomatisch und in Sekundenbruchteilen.

Empfang
Ihre Mail wird per LMTP/SMTP entgegengenommen und sofort komprimiert.
Verschlüsselung
Zero-Knowledge E2E — AES-256 + RSA-4096, nur Sie besitzen den Schlüssel.
Ledger
Ein kryptographischer Hash wird in der Merkle-Integritätskette verankert.
Archiv
Manipulationssicher gespeichert — jederzeit durchsuchbar und beweisbar.
Unter der Haube
Passkeys
FIDO2 / WebAuthn
Phishing-resistente Anmeldung ganz ohne Passwort — per Fingerabdruck, Face ID oder Hardware-Key.
TOTP Multi-Device
Zwei-Faktor
Mehrere Authenticator-Apps parallel nutzbar, inklusive Backup-Codes für den Notfall.
Key Hierarchy
KEK / DEK
Envelope-Encryption: ein Key-Encryption-Key schützt die individuellen Daten-Keys jeder E-Mail.
BIP-39 Recovery
Mnemonic
12 Wörter genügen, um den Master-Key wiederherzustellen — ohne dass wir ihn jemals kennen.
Zero-Knowledge
Ende-zu-Ende
Selbst wir können Ihre E-Mails nicht lesen — Entschlüsselung findet ausschließlich in Ihrem Browser statt.
Vektorsuche
KI-Semantik
Semantische Suche über verschlüsselte E-Mails — findet Inhalte, nicht nur Schlagwörter.
PII Redaction
DSGVO
Personenbezogene Daten werden im Suchindex automatisch erkannt und geschwärzt.
Audit Trail
Compliance
Jeder Zugriff wird lückenlos protokolliert — für interne Revision und behördliche Nachweise.

Verschlüsselung & Compliance auf höchstem Niveau

Ihre E-Mails verdienen den bestmöglichen Schutz. mailrepo.de wurde von Grund auf für maximale Sicherheit und Compliance entwickelt.

  • Manipulationsgeschützte Archivierung – unterstützt GoBD-konforme Aufbewahrung
  • DSGVO-konformer Betrieb – Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Deutschland
  • Zero-Knowledge Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – wir können Ihre Mails nicht lesen
  • Kryptographische Integritätskette (Merkle-Audit-Chain) gegen Manipulation
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) für jeden Zugang
  • Hosting in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren der Vautron Rechenzentrum AG in Deutschland
ISO 27001
DSGVO
E2E
GoBD
Diagramm der kryptografischen Architektur von mailrepo.de

Dokumentation & Transparenz

Handbücher, Sicherheitsdokumentation und Vertragsunterlagen — kostenlos zum Download.

Kundenhandbuch

Einrichtung, Bedienung und alle Funktionen von mailrepo.de im Überblick.

Download (PDF)

Security Whitepaper

Kryptografie, Architektur und Datenschutzkonzept für CISOs und IT-Verantwortliche.

Download (PDF)

Compliance-Guide

Hilfestellung zur GoBD-Verfahrensdokumentation mit Textbausteinen und Checkliste.

Download (PDF)

TOMs

Technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO — Anlage zum ADV-Vertrag.

Download (PDF)

Auftrags­datenverarbeitung

ADV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO der Vautron Rechenzentrum AG.

E-Mail-Archivierung – transparente Preise

Zwei Pakete, ein Ziel: Ihre E-Mails sicher und rechtskonform archiviert. Alle Pakete beinhalten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Archiv Basis

€4,90* / Archiv / Monat

Rechtssichere Archivierung für kleine Unternehmen und Freiberufler.

  • 10 GB verschlüsselter Speicher
  • Feste Aufbewahrung: 10 Jahre (GoBD)
  • Semantische KI-Suche & Tag-Filter
  • Unbegrenzt Tags via Plus-Addressing
  • E2E-Verschlüsselung (RSA-4096 + AES-256)
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) & Backup-Codes
  • Passkey-/WebAuthn-Login (phishing-resistent)
  • E-Mail- & Ticket-Support (48h, Mo–Fr)

Zusatzspeicher: +5 GB für €1,90*/Monat

Vertragslaufzeit: 1 Monat, monatlich kündbar (Verlängerung um jeweils 1 Monat)

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Empfohlen

Archiv Professional

€12,90* / Archiv / Monat

Für Unternehmen, die aktiv mit ihrem Archiv arbeiten.

  • 50 GB verschlüsselter Speicher
  • Aufbewahrungsdauer frei einstellbar (1–30 Jahre)
  • Semantische KI-Suche & gespeicherte Suchvorlagen
  • Compliance-Dashboard & Monatsberichte (CSV/XLSX)
  • Vollständiges Audit-Log mit Export (CSV/PDF)
  • Kryptografische Integritätskette (Merkle-Proof + TSA)
  • Mehrere TOTP-Geräte, Session-Management & Backup-Codes
  • Passkey-/WebAuthn-Login (phishing-resistent)
  • Quota-Warnungen & Benachrichtigungen
  • E-Mail-/Ticket-Support (24h) + Telefon Mo–Fr 9–17 Uhr
  • CSV-Export aller Daten

Zusatzspeicher: +10 GB für €2,90*/Monat

Vertragslaufzeit: 1 Monat, monatlich kündbar (Verlängerung um jeweils 1 Monat)

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* Alle Preise zzgl. 19 % gesetzlicher MwSt.

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um mailrepo.de

Ja. In Deutschland sind Unternehmen nach GoBD, HGB und AO verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 6 bis 10 Jahre.

Alle Daten liegen ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Es findet keine Datenübertragung in Drittländer statt.

Jede E-Mail wird bereits beim Eingang mit Ihrem individuellen Schlüssel verschlüsselt. Nur autorisierte Benutzer können die Inhalte entschlüsseln — im vorgesehenen Sicherheitsmodell haben weder wir als Betreiber noch Dritte Zugriff auf Ihre Daten.

mailrepo.de gibt es ab 4,90 € pro Postfach und Monat (Archiv Basis). Der Tarif Archiv Professional mit KI-Suche, Ledger-Integritätskette und weiteren Funktionen ist ab 12,90 € verfügbar. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Unsere Suchfunktion wandelt E-Mails in mathematische Vektoren um und findet so auch bei natürlichsprachlichen Anfragen relevante Treffer in Sekundenbruchteilen — ohne E-Mail-Klartext im Suchindex zu speichern.

Ja. mailrepo.de unterstützt den DSGVO-konformen Betrieb durch Verarbeitung und Speicherung in Deutschland, ADV-Vertrag, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, vollständiges Audit-Protokoll und konfigurierbare Aufbewahrungsfristen mit automatischer Löschung.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monat. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils 1 Monat, sofern er nicht zum Ende der laufenden Vertragsperiode gekündigt wird. Es gibt keine langfristige Bindung — Sie können monatlich kündigen.

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